Electronic Filing Implementation With RMS, EIS & EDMS Method

A.   BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara RecordsManagement Systematau Document Management System (RMS/DMS) denganElectronic Imaging Systemdan Electronic Document Management System.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnyadiimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001.

Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) danhasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scandapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasiword processor, spreadsheet, &presentationagar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 11 Tahun 2008TentangInformasi Dan Transaksi Elektronik

B.  OBJECTIVES      

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive sertatinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannyauntuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
9. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

C.  SYLLABUS

1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing.
7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
11. Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
12. Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
13. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
14. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
15. Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
16. Aplikasi untuk RecordsManagement Systemdalam EFIDMSsoftware.
17. Aplikasi untuk ElectronicDocumentManagement Systemdalam EFIDMSsoftware.
18. Aplikasi untuk ElectronicImagingSystemdalam EFIDMSsoftware.
19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untukDocument Distribution process.
22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untukDocument Update process.
23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
24. Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digitalcameras, kemudian  di-convert menjadi documentmicrosoft office (XP, 2003,2007, 2010).
25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMSsoftware.
26. Cases study / diskusi / tanya jawab.

D. AUDIENCE TARGET

Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

E.   DURATION :      2  Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

F.   TRAINING METHOD :

1. 40% Theory  ( Document Management System / Records Management System )
2. 60% Practices  (Steb by step from using application EFIDMS software).
3. Dynamic and interactive training presentation

Trainer : Spectracentre Trainer Team