Advanced Secretary Skills

Durasi : 2 Hari (09.00 - 16.00 WIB)

DESKRIPSI PELATIHAN

Profesi sekretaris memegang peranan penting dalam mempermudah kegiatan manajerial perusahaan, apapun bidang usaha perusahaan tersebut. Kemampuan seorang sekretaris dari waktu ke waktu dituntut untuk semakin handal, baik dalam memahami diri sendiri, maupun orang lain terutama dalam menangani berbagai pekerjaan kantor setiap harinya. Pelatihan sekretaris dua hari ini memberikan program pemantapan bagi orang yang telah memilih sekretaris sebagai profesinya.

Pelatihan Sekretaris ini dapat diikuti oleh sekretaris yang masih baru maupun yang telah cukup lama. Dalam forum public workshop ini diharapkan pula peserta dapat saling berbagi pengalaman dengan rekan-rekan sesama sekretaris dari berbagai industri. Hal ini akan sangat membantu dalam menjalani karir di tahun-tahun mendatang sebagai Sekretaris yang profesional.

TUJUAN PELATIHAN

• Peserta memiliki keyakinan diri dan pemahaman yang kuat akan perannya sebagai sekretaris
• Peserta memiliki kemampuan berkomunikasi, baik terhadap rekan kerja, atasan ataupun customer
• Peserta menguasai kemampuan public relation sebagai humas perusahaan
• Peserta menguasai keterampilan dalam menjalankan even korporat, meeting, press conference, table manner, dan sebagainya
• Peserta memahami dokumen filing dan pengelolaan ruang kerja berdasarkan konsep lean management.

TARGET PESERTA

• Sekretaris (Sekretaris Direktur Utama, Sekretaris Direktur, Sekretaris Eksekutif, Sekretaris Manajer).
• Bagian kesekretariatan, Personal Assistant, Office Manager, Staff Administrasi.
• Mereka yang tertarik dengan bidang kesekretarisan.

OUTLINE MATERI

PELATIHAN SEKRETARIS PROFESIONAL: ADVANCED SECRETARY PROGRAM

Sesi 1 : Pengembangan diri, Keahlian & pilihan jenjang karir bagi sekretaris profesional

• Memberikan wawasan & pemahaman sekretaris yang profesional dengan kompetensi, keahlian, pengetahuan.dan semangat kerja yang tinggi sehingga mampu menjawab tantangan dan tuntutan profesionalisme.
• Bagaimana peranan seorang sekretaris dalam suatu perusahaan
• Memahami konsep Service Excellent dengan model CARRE in 3C’s agar dapat menjadi seorang sekretaris yang selalu energik & bahagia

Sesi 2 : Tehnik komunikasi dan negosiasi efektif: Memahami perilaku atasan, rekan kerja, supplier dan pihak eksternal lainnya guna mendapatkan kerjasama penuh

• Memahami cara berkomunikasi yang efektif dengan atasan, rekan kerja, dan eksternal.
• Profesionalitas berkomunikasi dan membangun hubungan kerja dengan atasan dan organisasi perusahaan secara keseluruhan.
• Menghadapi keluhan atasan / kolega melalui telepon.
• Menggunakan telepon secara efesien untuk menyelesaikan keluhan atasan.

Sesi 3 : Bagaimana Mengelola Hubungan (Relationship) dengan Direksi dan Level Managerial serta Public Relation dengan Pihak Kunci Eksternal (Wartawan, Kepemerintahan, Tokoh Masyarakat, Birokrasi Umumnya)

• Peserta diajarkan untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan mempergunakan teknik: Tiru, Samakan, Pimpin.
• Komunikasi yang baik dan disenangi lawan bicara hanya dengan 5 menit pertama.
• Mempelajari 5 bahasa tubuh utama yang harus diperhatikan saat berkomunikasi.
• Peserta dapat menyampaikan maksud dan tujuan dengan efektif karena para peserta mengetahui bagaimana informasi masuk ke otak melewati tiga jalur utama: Visual, Auditory, dan Kinestetik.

Sesi 4 : Latihan: Keahlian Komunikasi yang Profesional ala NLP

• Peserta memahami cara berkomunikasi yang baik dengan menggunakan telepon.
• Peserta memahami cara bertelepon yang efektif baik telepon masuk dan telepon keluar.
• Peserta dapat membuat script menggunakan telepon secara efektif dan lebih profesional.
• Peserta mempelajari karakteristik suara dari setiap orang.

Sesi 5 : Manajemen Even Korporat bagi Sekretaris (Meeting, Sosialisasi, Launching, Gathering, Press Conference)

• Peserta memahami mengenai desain dan bentuk-bentuk tata ruang untuk meeting, annual plan, RUPS, sosialisasi kegiatan perusahaan dan training.
• Peranan seorang sekretaris menjadi MC dalam event perusahaan.

Sesi 6 : Manajemen Ruang Kerja Prinsip Dasar 5S ala Jepang (Lean Office)

• Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
• Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
• Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

Sesi 7 & 8 : Pengelolaan Dokumen & Filing Berdasarkan Sistem ALFRED

• Sesi ini memberikan pengetahuan kepada para peserta perihal keterampilan dalam membuat rekap file dari berbagai dokumen- dokumen yang dikelolanya.
• Dengan keterampilan melakukan rekap file tersebut para peserta diharapkan dapat dengan cepat menemukan filenya kembali pada saat atasan, rekan kerja, ataupun untuk kegiatan lain yang memerlukan file tersebut.
• Keterampilan lain yang akan didapat dari sesi ini adalah para peserta dapat melakukan klasifikasi file, penilaian file, membuat Table ALFRED dari file yang mempermudah mereka menemukan filenya kembali, membedakan arsip dinamis dan arsip statis, membuat jadwal retensi dari file dan ketrampilan lainnya dalam mengelola file.

Metode Pelatihan

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

• Presentasi
• Diskusi
• Study Kasus
• Pre and Post Test
• Examination
• Evaluasi Training
• Individual Report

Practical Content & Methods

Kami menemukan perpaduan yang tepat antara konten yang berbobot dan praktis dengan metode penyampaian interaktif, fun, serta penuh dengan latihan. Kami akan mendorong Anda dan tim untuk tahu mengenai hal-hal paling penting di bidang tertentu, dan sekaligus bisa mengeksekusi di pekerjaan mereka.

NB :

1.  Sertifikat Pelatihan Berlaku untuk 3 tahun

2.  Spectra Memfasilitasi Jasa Konsultasi Setelah Pelatihan

Trainer : Spectracentre Trainer Team