Effective Development Program for Secretaries

TARGET PESERTA

Program ini dirancang untuk senior sekretaris, administrative assistant, personal assistant, dan mereka ingin meningkatkan keterampilan mereka, atau mereka yang akan segera ditunjuk untuk posisi tersebut.

LATAR BELAKANG PROGRAM

Salah satu posisi yang paling penting dalam setiap perusahaan adalah Sekretaris. SeorangSekretarisEksekutifdituntut untuk bisa fleksibel, terampil, akurat, efisien dan siap setiap saat apabila atasan/boss membutuhkannya. Sekretaris yang sukses sering membutuhkan banyak keterampilan yang sama seperti staf senior di sebuah organisasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab dari kegiatan para atasan. Mereka sangat sering menjadi first point of contact bagi tamu-tamu atasan mereka. Oleh karena itu mereka harus menampilkan kesan profesional setiap saat.  Untuk dapat menjadi seorang Sekretaris Eksekutif yang professional dibutuhkan mereka yang mampu untuk menjawab tantangan bahwa “tidak ada satupun pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan”. Munculnya kebutuhan untuk mengambil tanggung jawab yang lebih besar membuat paraSekretarisEksekutif harus mampu berperilaku positif dan mampu mengkomunikasikan berbagai hal penting yang dapat menunjang kelancaran tugas dan tanggung jawabnya.

SASARAN PELATIHAN

Setelah mengikuti program ini, peserta diharapkan dapat:

• memahami pentingnya keterampilan sekretaris dan administrasi yang efektif dalam suatu organisasi
• meningkatkan komunikasi dan keterampilan interpersonal
• mengatur waktu secara efisien dan mampu berpikir secara proaktif
• memahami cara bersikap tegas dan membangun hubungan yang baik dengan atasan
• mengembangkan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi asisten pribadi profesional
• meningkatkan keterampilan telepon dan belajar apa yang harus dikatakan, dan apa yang tidak harus dikatakan
• memprioritaskan sistim organisasi tugas & pekerjaan
• memastikan pengalokasian waktu digunakan dengan benar
• mengkomunikasikan secara benar apa yang perlu dikatakan dengan cara yang kooperatif dan asertif
• merencanakan dan menulis agenda rapat yang efektif
• menjadi lebih persuasif, dalam komunikasi internal dan eksternal

PROGRAM PEMBAHASAN

Hari 1

1. Your Secretarial & Administrative Role

• Responsibilities
• Skills
• Qualities

1. Developing A Professional Image

• Appearance
• Timekeeping & Punctuality
• Introduction To Office Ethics

1. Communication

• Body Language, Words, & Tone Of Voice
• Listening
• Questioning For Clarity

1. Telephone Skills

• How To Deal With Callers Professionally
• Telephone Etiquette
• 'Dos' & Don’ts' Of Answering The Telephone

Hari 2

1. How To Handle Your Boss

• How to Deal with Your Boss and Other Team
• Get-And-Keep Your Boss Organized
• Recognize, Develop and Refine Certain Personal Characteristics
• How to Cope with Different Personality Types

1. Planning & Prioritizing

• Why is Time Management Important?
• Time Robbers
• Goal Setting
• Daily Planning Principal
• Setting Priorities
• To Do List

1. Meeting Arrangement

• Planning Skills For Effective Meetings
• What To Do Before, During, & After Meetings
• Writing Minutes Of Meetings

1. Empowering Yourself

• Get Your “Real” Passion
• Be Inspired Everyday
• Get Feedbacks
• Find Out Your Role Models
• Beware of Comfort Zone
• Stretch Your Competencies
• Continue Learning

Trainer : Spectracentre Trainer Team