DOCUMENT CONTROL AND DIGITAL FILLING SYSTEM WORKSHOP

Explore Training Details Below

Jadwal Training Selanjutnya

Date Topic Training" Investment  

Silabus

Durasi : 09.00 - 16.00 WIB

 

DESKRIPSI

Dalam aktifitasnya, setiap perusahaan tidak akan terlepas dari fungsi pendokumentasian arsip yang mencakup berbagai hal tentang catatan perjalanan bisnis perusahaan. Arsip merupakan pertanggungjawaban kerja yang harus selalu tertata dan terjaga keberadaannya. Perlindungan keberadaan arsip telah diatur oleh Undang-undang No.7 Tahun 1971, tentang Ketentuan-ketentuan pokok kearsipan dan Undang-undang tersebut diberlakukan baik pada instansi Pemerintah maupun Swasta dan harus dilaksanakan.

Pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan terlebih dalam jumlah banyak tentu bukanlah pekerjaan yang mudah. Oleh karenanya diperlukan aplikasi document control untuk mengetahui histori / riwayat suatu document terutama dalam penyusunan standard operating procedur, inventory, dokumen tender, dokumen kontrak dan lain-lain.

ISO 9001 dan Standar internasional lainnya seperti ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000 dan yang lainnya mewajibkan adanya pengendalian dokumen yang efektif untuk memastikan hanya dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan yang digunakan, mengetahui riwayat perubahan pada dokumen, mencegah terpakainya dokumen yang sudah kadaluarsa, manajemen penyimpanan arsip/dokumen untuk memastikan arsip/data tidak rusak dan hilang selama masa penyimpanan. Pengendalian Dokumen & Filling System juga sangat diperlukan baik dalam perusahaan maupun dalam project (proses Tender serta Engineeringm Procurement & Construction di Oil & Gas Industry).

Dengan mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat memahami fungsi manajemen kearsipan untuk terciptanya keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan akhir manajemen kearsipan ialah untuk menyederhanakan jenis dan volume arsip serta mendayagunakan penggunaan arsip bagi peningkatan kinerja dan profesionalitas institusi atau lembaga dengan biaya yang efektif dan efisien.

 

TUJUAN & MANFAAT PELATIHAN

  • Memahami dan menguasai implementasi sistem kearsipan / pengendalian data perusahaan termasuk kebutuhan untuk melaksanakan sistem improvement sistem kearsipan
  • Memahami dan menguasai implementasi pengendalian dokumen
  • Memahami dan menguasai Approval System pada dokumen (peninajaun, memperbarui dan Persetujuan ulang)
  • Meningkatkan kompetensi dan skill / ketrampilan untuk memastikan bahwa perubahan dan sattus revisi terbaru pada dokumen teridentifikasi dengan jelas, mencegah terpakainya dokumen kadaluarsa
  • Memahami dan menguasai Konsep Management Change pada dokumen

 

MATERI PEMBAHASAN

  1. Sejarah Tata-Kelola Dokumen
  2. Konsep Implementasi Pengendalian Dokumen yang Efektif
  3. Identifikasi Dokumen (penomoran, kode revisi dan riwayat perubahan dokumen)
  4. Konsep Management Change  & 5-S pada Dokumen
  5. Approval System pada Dokumen (peninjaun, memperbarui dan Persetujuan ulang)
  6. Manajemen Distribusi Salinan Dokumen (Controlled Copy & Uncontrollerd Copy)
  7. Manajemen Dokumen Kadaluarsa
  8. Manajemen Dokumen Eksternal (dokumen yang berasal dari luar perusahaan)
  9. Tehnik Penamaan, Penyimpanan dan Pengendalian Data / Arsip & Filling System
  10. Distribusi & disposisi dokumen
  11. Aspek legalitas Dalam pengarsipan
  12. Improvement dalam sistem Pengendalian Dokumen & Data
  13. Berbagi Pengetahuan Perubahan ISO 9001 : 2015 (Sharing Knowledge ISO 9001: 2015 Changes)

 

PESERTA 

  • Management Representative
  • Document COntroller
  • HRD
  • Kandidat MR / Wakil Manajemen
  • Project Owner / EPC Contractor
  • Konsultan Manajemen Proyek
  • Pihak-pihak yang berkepentingan dalam Pengendalian dokumen proyek

 

METODE PELATIHAN

Pelatihan menggunakan sistem pembelajaran partisipatif dan metode pengajaran dalam bentuk online learning, diskusi dan latihan /studi kasus dalam mendalami aplikasinya. Pelatihan ini akan memberikan skill / ketrampilan bagi keberhasilan peran seorang Management Representative terutama sebagai Konsultan Internal Produktivitas dan Improvement di Organisasi. Hal ini juga merupakan kesempatan yang sangat baik untuk mempertajam keterampilan Management Representative yang sudah ada dalam menjalankan peran & tanggung jawabnya.

Trainer : Spectracentre Trainer Team

Tanggal Training

Kamis - Jum'at , 29 Juni 2023 - 30 Juni 2023

Investasi

Rp.5,750,000

Certification

Form Pendaftaran

  • Pengisian Formulir Pendaftaran Pelatihan Spectra Trainer belum bersifat mengikat, penawaran dan penjelasan resmi dan lebih lengkap akan diberikan langsung oleh Marketing Spectra Training yang bersangkutan dengan topik / kebutuhan Pelatihan yang Anda minta, sesaat setelah data Anda sampai di email pendaftaran kami. Anda berhak untuk membatalkan untuk mengikuti training, jika penawaran resmi dari Marketing Spectra Training yang bersangkutan berbeda dengan kebutuhan Anda.
  • Mohon melengkapi data Anda sedetail mungkin di Setiap Pengisian Formulir Our Services Spectra Training , , kesalahan/kekurangan data yang diisikan, akan menyebabkan Marketing Kami akan kesulitan menghubungi Anda.
  • Untuk jadwal tanggal pelaksanaan Public Training bisa berubah dikarenakan disesuaikan dengan jadwal trainer dan kondisi jumlah peserta
  • Untuk 1 Peserta Public Training Kami , Akan Tetap Berjalan Dan Pelaksanaan Di Hotel Berbintang