Professional General Officer With Data Processing & Filing System

DURASI : 2 HARI (08.30 - 16.30 WIB)

AUDIENCE TARGET

Staff and Supervisor or Leader.

DURATION :   2 Hari    :  08.30  s/d 16.30 WIB

TRAINING METHOD 

ecturing / Ice Breaking / Case Study and Discussion / Presentation Results Discussion / Role Play and Simulation

INTRODUCTION

Peran GA officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit bagi organisasi.

Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA officer yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal.

Karakteristik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum.

Aspek-aspek yang dibutuhkan untuk menjadi Professional General Officer adalah sebagai berikut : memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi, memahami konsep dari personality characters, interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui check list for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan aplikasi Ms Excel and Powerpoint dengan baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja departemen GA.

Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien.

OBJECTIVES

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu :                          

1. Memahami tugas dan tanggung jawab GA officer dengan skala waktu pengerjaannya.
2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk GA Officer.
3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
4. Memahami komunikasi yang efektif.
5. Memahami konsep personality characters.
6. Memahami konsep interpersonal skill.
7. Memahami konsep coaching.
8. Memahami konsep time management.
9. Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
10. Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
11. Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
12. Memahami penggunaan system penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
13. Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
14. Melakukan GA data processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
15. Menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
16. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

SYLLABUS

1. Understanding of GA Officer Concept.
2. Job Information for GA Officer.
3. Key Performance Indicator for GA Officer.
4. Generic Competencies Based Training Program For GA ( Supervisory, Staff and Driver).
5. Organizational Structure of GA Department.
6. Personality Characters Fundamentals.
7. Interpersonal skill Implementation.
8. Coaching skill Implementation.
9. Time Management Implementation.
10. Effective Communication Fundamentals.
11. Coordination skill Fundamentals
12. Lobby Skill Fundamentals
13. Negotiation skill Fundamentals
14. Continuous Improvement Fundamentals with 5S/R method
15. Filling System Fundamentals.
16. Design and Layout Office Room.
17. Design lighting system in the office room and out office room.
18. GA data processing with Excel 2007.
19. Check Sheet form as a guide the general standardization of service quality for internal and external audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) based EMS standard ISO 14001 and OHSAS 18001.
20. General Affair Problem Solving

Trainer : Spectracentre Trainer Team