Be A Super Secretary ( 2 Days )

Durasi : 08.30 - 17.00 WIB 

INTRODUCTION

Seorang sekretaris ataupun yang bekerja pada bagian secretariat, merupakan pekerjaan yang membutuhkan skill yang baik dan mempunyai mental yang kuat. Ketrampilan dasar sekretarial bagi sekretaris pemula atau staf administrasi yang tidak memiliki secretarial background ini dimaksudkan untuk memberi dasar pengetahuan kepada peserta mengenai lingkup tugas dan tanggung-jawabnya sebagai sekretaris profesional. Pelatihan ini menjadi penting karena peran sekretaris masa depan semakin kompleks seiring dengan tantangan persaingan yang dihadapi perusahaannya.

Di era informasi global sekarang ini ketrampilan berkomunikasi menjadi sangat penting dan wajib dimiliki oleh seorang sekretaris. Secara internal sebagai pemersatu kaitan-kaitan fungsional di tempat kerjanya sekretaris harus handal dalam menerjemahkan kebijakan manajer, sedangkan ke luar sekretaris harus mampu membangun citra baik perusahaan di mata pelanggan maupun mitra usahanya. Pekerjaan seorang sekretaris merupakan pekerjaan multi fungsi yang harus dikerjakan dalam waktu yang mungkin bersamaan. Sekretaris dituntut untuk mampu menyelesaikan tugasnya secara rapi, benar, handal dan profesional. Seiring dengan kemajuan perusahaan di era globalisasi ini, banyak kemampuan dan keahlian sekretaris yang perlu ditingkatkan dan dikembangkan. Training dua hari ini hadir untuk menjawab permasalahan tersebut.

Program Objectives:

After completing this practical program, participants will be able to:

• Membekali peserta dengan berbagai ketrampilan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, atau yang berhubungan dengan kesekretariatan.
• Meningkatkan rasa tanggung-jawab seorang sekretaris terhadap tugas-tugas yang dibebankan oleh perusahaan atau pimpinannya
• Meningkatkan motivasi peserta dalam menjalankan tugas-tugas rutinnya
• Meningkatkan kemampuan dan keahlian sekretaris sehingga menjadi sekretaris yang handal dan professional.
• Mampu mengaplikasikan peran sekretaris di era globalisasi ini.
• Mempunyai kemampuan berkomunikasi yang baik.

Target Participants:

This Program is suitable for all secretaries or professionals in each industry who lead secretarial support, manage an office environment, or work as a personal assistant within the organization.   

Topics Covered:

1. Pengembangan Diri, Keahlian & Pilihan Jenjang Karir bagi Sekretaris Profesional
   • Memberikan wawasan & pemahaman sekretaris yang profesional dengan kompetensi, keahlian, pengetahuan.dan semangat kerja yang tinggi sehingga mampu menjawab tantangan dan tuntutan profesionalisme.
   • Bagaimana peranan seorang sekretaris dalam suatu perusahaan
   • Memahami konsep Service Excellent dengan model CARRE in 3C's agar dapat menjadi seorang sekretaris yang selalu energik & bahagia
2. Tehnik Komunikasi dan Negosiasi Efektif: Memahami Perilaku Atasan, Rekan Kerja, Supplier dan Pihak Eksternal Lainnya Guna Mendapatkan Kerjasama Penuh
   • Memahami cara berkomunikasi yang efektif dengan atasan, rekan kerja, dan eksternal.
   • Profesionalitas berkomunikasi dan membangun hubungan kerja dengan atasan dan organisasi perusahaan secara keseluruhan.
   • Menghadapi keluhan atasan / kolega melalui telepon.
   • Menggunakan telepon secara efesien untuk menyelesaikan keluhan atasan.
3. Bagaimana Mengelola Hubungan (Relationship) dengan Direksi dan Level Managerial serta Public Relation dengan Pihak Kunci Eksternal (Wartawan, Kepemerintahan, Tokoh Masyarakat, Birokrasi Umumnya)
   • Peserta diajarkan untuk dapat berkomunikasi secara efektif dengan mempergunakan teknik: Tiru, Samakan, Pimpin.
   • Komunikasi yang baik dan disenangi lawan bicara hanya dengan 5 menit pertama.
   • Mempelajari 5 bahasa tubuh utama yang harus diperhatikan saat berkomunikasi.
   • Peserta dapat menyampaikan maksud dan tujuan dengan efektif karena para peserta mengetahui bagaimana informasi masuk ke otak melewati tiga jalur utama: Visual, Auditory, dan Kinestetik.
4. Latihan: Keahlian Komunikasi yang Profesional
   • Peserta memahami cara berkomunikasi yang baik dengan menggunakan telepon.
   • Peserta memahami cara bertelepon yang efektif baik telepon masuk dan telepon keluar.
   • Peserta dapat membuat script menggunakan telepon secara efektif dan lebih profesional.
   • Peserta mempelajari karakteristik suara dari setiap orang.
5. Manajemen Even Korporat bagi Sekretaris (Meeting, Sosialisasi, Launching, Gathering, Press Conference)
   • Peserta memahami mengenai desain dan bentuk-bentuk tata ruang untuk meeting, annual plan, RUPS, sosialisasi kegiatan perusahaan dan training.
   • Peranan seorang sekretaris menjadi MC dalam event perusahaan.
6. Manajemen Ruang Kerja Prinsio Dasar 5S ala Jepang (Lean Office)
   • Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
   • Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
   • Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
7. Pengelolaan Dokumen & Filing Berdasarkan Sistem
   • Sesi ini memberikan pengetahuan kepada para peserta perihal keterampilan dalam membuat rekap file dari berbagai dokumen- dokumen yang dikelolanya.
   • Dengan keterampilan melakukan rekap file tersebut para peserta diharapkan dapat dengan cepat menemukan filenya kembali pada saat atasan, rekan kerja, ataupun untuk kegiatan lain yang memerlukan file tersebut.
   • Keterampilan lain yang akan didapat dari sesi ini adalah para peserta dapat melakukan klasifikasi file, penilaian file, membuat Table dari file yang mempermudah mereka menemukan filenya kembali, membedakan arsip dinamis dan arsip statis, membuat jadwal retensi dari file dan ketrampilan lainnya dalam mengelola file.

Methodology

• Active Participation by all group members
• Small group discussions
• Role play / Case study work
• Problem-solving real work issues
• Individual Action plan
• Comprehensive Reference materials to take away with you

Trainer : Spectracentre Trainer Team