Modern Office Administration and Filling System

Durasi : 2 Hari (08.30 - 16.30 WIB)

Peserta yang wajib mengikuti pelatihan ini adalah :

Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan.

Peserta diharapkan membawa laptop untuk latihan

METODE

Lectures, Q&A, sharing, diskusi, praktek dan latihan. 

LATAR BELAKANG

Kantor merupakan pusat sistem administrasi. Pengelolaan kantor yang baik dan modern (sesuai tuntutan zaman) akan berdampak pada efisiensi dan efektivitas bisnis perusahaan. Oleh karena itu, karyawan yang terlibat dalam kegiatan administrasi harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terbaru mengenai administrasi perkantoran. Pengetahuan tersebut meliputi antara lain tentang pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, menggandakan, mendistribusikan, serta menyimpan data dan informasi) dan pelayanan tata usaha kantor (tata ruang kantor, pelayanan telepon, serta pelayanan tamu). Pelatihan ini dirancang bagi karyawan yang bekerja di bagian administrasi, baik sebagai office manager, staf administrasi, maupun sekretaris, agar mereka mampu meningkatkan profesionalitas kerja guna mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan.

SASARAN & MANFAAT PELATIHAN

Pada akhir pelatihan, peserta diharapkan dapat:

• Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik.
• Memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola arsip yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi.
• Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran.

MATERI BAHASAN

1. Paradigma dan Filosofi Administrasi Perkantoran Modern
• Pengertian kantor dan administrasi perkantoran
• Ruang lingkup administrasi perkantoran
• Tujuan administrasi perkantoran
• Karakteristik administrasi perkantoran modern
2. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor
• Azas-azas manajemen perkantoran
• Struktur organisasi kantor
3. Tata Ruang Kantor
• Pengertian dan tujuan tata ruang kantor
• Azas tata ruang kantor
• Jenis tata ruang kantor
• Fasilitas kantor
• Penyusunan tata letak fasilitas kantor
• Tata lingkungan kantor
• Prinsip 5R dalam tata ruang kantor

4. Korespondensi
• Pengertian, ciri, fungsi, dan jenis surat
• Bagian-bagian surat
• Format surat
• Bahasa surat
• Langkah-langkah penyusunan surat
• Mengurus dan mengendalikan surat masuk dan surat keluar
5. Pelayanan Telepon
• Persiapan yang perlu dilakukan
• Menerima telepon
• Menelepon
• Mencatat pesan-pesan melalui telepon
• Kesalahan dalam bertelepon
6. Pelayanan Tamu
• Syarat penting penerima tamu
• Catatan identitas tamu
• Pelayanan terhadap tamu
7. Dokumentasi dan Pengarsipan
• Pengertian arsip dan pengelolaan arsip
• Jenis arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan pendistribusian arsip
• Penataan arsip (klasifikasi dan pengkodean arsip)
• Pemeliharaan dan penyimpanan arsip vital
• Peminjaman arsip
• Penyusutan arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengelolaan arsip
• Penyusunan jadwal retensi arsip

8. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)
• Pengertian dan pentingnya SOP
• Simbol-simbol dalam SOP
• Prinsip-prinsip dan teknik penyusunan SOP
9. Pengelolaan Inventarisasi
• Pengertian inventarisasi
• Pelaksanaan inventarisasi
• Mutasi barang
• Pemberian label dan kode barang
• Penghapusan barang
10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor
• Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
• Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
• Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
• Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik
11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran
• Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Software untuk administrasi perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen basis data
• LAN, intranet, dan internet
12. Case Study + Closing Pelatihan

Trainer : Spectracentre Trainer Team